Lista de verificación para auditoría de calidad de documentación multilingüe

Para empresas tecnológicas e industriales exportadoras

La redacción y traducción de documentación técnica tiene unas características particulares que hay que tener en cuenta a la hora de establecer los procesos de gestión de la documentación. Un proyecto de redacción y traducción de documentación es como una orquesta, todas las partes tienen que estar correctamente coordinadas y alineadas para conseguir un producto de calidad.

Hemos preparado una lista de verificación que os puede servir para analizar la calidad de los procesos de documentación y software multilingüe en vuestra empresa. Esta lista os ayudará a identificar obstáculos en vuestros procesos y hallar la solución. Los procesos de redacción y traducción/localización de documentación y software gestionados correctamente son claves para asegurar la calidad de los productos, dispositivos y máquinas y poderlos comercializar en todo el mundo.

El primer paso es revisar el contenido original, que a menudo está redactado por ingenieros que no son expertos en redacción de contenido. Además, hay una serie de características que hay que tener en cuenta a la hora de redactar contenido que se tendrá que traducir posteriormente, para facilitar la labor de los lingüistas y reducir costes:

-Escribir con frases cortas y claras

-Usar la terminología consistentemente

-No usar terminología interna de la empresa

-Evitar las siglas y abreviaciones, o añadir la explicación de cada una

Además de la revisión del original, el glosario es la base de cualquier proyecto de traducción que aspire a una calidad adecuada. Si el glosario se gestiona correctamente, puede ayudar a que toda la documentación y las traducciones se puedan escribir con mayor rapidez, calidad y coherencia.

A continuación, encontraréis la lista completa con los pasos a verificar:

 1-Preparación del contenido original

-¿El contenido original está escrito en un lenguaje simplificado y coherente?

-¿Se definen los términos técnicos clave en un glosario centralizado?

-¿Existe una guía de estilo de redacción para los autores?

Una guía de estilo ayudará a los redactores y traductores a seguir el mismo tono y estilo, y permitirá mantener una coherencia en toda la documentación y el software.

-¿El contenido reutilizado se gestiona a través de un CMS o memoria de traducción?

Si no contáis con un CMS (Content Management System, como Dita o Arbortext) podéis reutilizar el contenido com herramientas TAO (CAT tools, Computer Assisted Translation tools), como MemoQ, Trados o Dejavú.

2-Gestión de terminología y glosario

-¿Existe un glosario validado en cada idioma?

-¿La terminología es coherente en toda la interfaz de usuario y la documentación?

-¿Los cambios están controlados por versiones?

-¿La terminología ha sido aprobada por expertos técnicos en todos los idiomas?

3-Calidad de las traducciones de la documentación

-¿Los proveedores siguen los estándares de la norma ISO 17100 o equivalente?

Existen varias normas específicas de traducción y posedición:

• La ISO 17100:2015 (Translation services — Requirements for translation services) es la norma internacional de referencia para servicios de traducción humana.
• La ISO 18587:2017 (Translation services — Post-editing of machine translation output —) es la norma específica para posedición de traducción automática (MTPE).
• La ISO 11669:2012 (Translation projects — General guidance) no es certificable, pero ofrece directrices para la gestión de proyectos de traducción.

-¿Las traducciones se revisan por expertos en la materia en cada idioma?

Es crucial contar con expertos en traducción técnica y de ingeniería para hacer la revisión final de la documentación en cada idioma. Solo así nos aseguraremos una calidad adecuada y en cumplimiento de las normas ISO.

-¿Se realiza un seguimiento de los de errores y las correcciones?

-¿Se hacen reuniones al finalizar los proyectos para analizar la calidad?

4-Calidad de la localización de la interfaz de usuario y software

-¿Se realizan validaciones de calidad de la interfaz de usuario en todos los idiomas?

-¿Se comprueban los problemas de truncamiento y codificación?

-¿La terminología es coherente con la documentación?

-¿Se usan herramientas de QA para Validar las traducciones?

5-Etiquetas, packaging & normativa

-¿Se revisan las etiquetas para comprobar que cumplen con el formato y los requisitos legales?

-¿Se está llevando a cabo un seguimiento del lenguaje normativo?

-¿Las actualizaciones multilingües tienen versiones?

-¿Los cambios en el etiquetado se sincronizan con la traducción?

6-Sincronización de cambios y actualizaciones

-¿Se hacen actualizaciones cuando hay cambios en las especificaciones?

-¿Se mantiene la trazabilidad de las revisiones?

-¿Se notifica a los ingenieros para que revisen las actualizaciones?

-¿Se revisan las traducciones heredadas?

7-Gestión del proyecto

-¿La localización es responsabilidad de un equipo específico?

-¿Se incluye a las partes interesadas en el ciclo de vida del producto?

-¿Se realiza un seguimiento de los KPI de localización?

-¿Ha realizado una auditoría de localización externa?

Conclusión

La redacción y traducción técnica es imprescindible para las empresas que fabrican maquinaria y dispositivos electrónicos y los venden a otros países. El conocimiento de la normativa y la terminología es crucial para llevar a cabo una buena redacción y traducción.

Cumplir con la normativa, asegurar que la documentación satisface las necesidades de la maquinaria/dispositivo y de los usuarios que las utilizan, conseguir un nivel de calidad que refleje profesionalidad… La documentación técnica y el software que la suele acompañar tienen que cumplir todos estos requisitos. Tener los objetivos claros nos ayudará a conseguirlos.