Un sistema de gestión de traducciones, también conocido como TMS (Translation Management System, en inglés), es un programa que se utiliza para optimizar los recursos destinados a llevar a cabo un proyecto de traducción. Básicamente, gracias a la automatización de los flujos de trabajo, el almacenaje en la nube y la centralización de los recursos, los TMS permiten a todas las partes implicadas en un proyecto de traducción mejorar desde la calidad hasta la rapidez. Un sistema de gestión de traducciones, esencialmente, es el equivalente a un sistema de Planificación de Recursos Empresariales, o ERP (Enterprise Resource Planning, en inglés), con herramientas específicas para el proceso de traducción.
¿Qué aspectos debemos tener en cuenta cuando escogemos un TMS para nuestra empresa?
Existen muchos proveedores de sistemas de gestión de traducciones, y es importante tener en cuenta qué nos puede ofrecer cada uno a la hora de decidir cuál es el mejor. En LocalizationLab tenemos claro qué necesitamos y qué necesitan nuestros clientes:
1. Seguridad
Uno de los puntos que más preocupa a la hora de traducir un documento es la seguridad. El hecho de que información confidencial salga del entorno de una empresa no tiene por qué suponer un riesgo. Un sistema de gestión de traducciones adecuado nos permite garantizar un entorno seguro donde almacenar y enviar los documentos a traducir.
Es importante utilizar certificados de seguridad SSL, y tener la posibilidad de utilizar un portal de cliente en línea privado donde colgar los documentos a traducir y las instrucciones de cada proyecto.
De esta forma, toda la información se almacena en la nube, encriptada y nadie más tiene acceso a ella, así los archivos a traducir se mantienen en un entorno seguro en todo momento. Hasta enviar los archivos a los traductores también se puede hacer de forma encriptada.
Registro de los documentos en un sistema de gestión de traducciones
Además, todos los documentos que se traducen quedan registrados en los distintos pasos del proceso de traducción, y eso permite recuperar cualquier versión, hasta en proyectos ya entregados y cerrados.
Trabajar en un entorno en la nube es algo que también facilita el acceso inmediato al proyecto desde cualquier dispositivo, cosa que protege de cualquier incidencia en el sistema.
2. Adaptabilidad y automatización
La posibilidad de personalizar los procesos para ajustarlos a las necesidades de cada cliente es clave. Un sistema de gestión de traducciones permite adaptar los flujos de traducción al detalle, de manera que podemos crear procesos específicos para cada cliente: desde revisiones lingüísticas, hasta traducciones con revisión y edición del formato del documento final.
Esta flexibilidad nos permite encajar rápidamente con las necesidades de cada proyecto y, si se trata de encargos frecuentes, también podemos estandarizarlos para optimizar los plazos de entrega. Para esos textos con una estructura recurrente, como manuales técnicos o textos médicos, también existe la posibilidad de incorporar traducción automática al proceso.
3. Calidad
Cualquier herramienta que forme parte del proceso de traducción tiene un impacto directo en la calidad del resultado final. La posibilidad de automatizar las tareas de gestión repetitivas permite que los recursos se destinen a mejorar la calidad final del proyecto hasta cuando las fechas de entrega son justas.
Además, las memorias de traducción y los diccionarios están siempre vinculados a los proyectos de cada cliente, y trabajando en un entorno en la nube nos aseguramos de que las traducciones se basan siempre en las versiones más actualizadas, aunque haya cambios frecuentemente para adaptarlas a cualquier necesidad del cliente.
Memorias de traducción
Las memorias de traducción tienen un gran impacto en la calidad de una traducción. Hacer una buena gestión y mantenimiento específicos para cada cliente es, pues, muy importante. Las memorias de traducción actualizadas aseguran que el traductor siempre se basará en los textos aprobados por el cliente, siguiendo su estilo y su vocabulario. Además, evitamos traducir fragmentos más de una vez, ya que automáticamente detectamos los que se habían traducido en proyectos previos, evitando costes innecesarios.
Diccionarios especializados
La consistencia terminológica también es muy importante tanto cuando traducimos proyectos técnicos como para transmitir la identidad de la marca en documentos, páginas web o archivos audiovisuales. Gracias a la utilización de un sistema de gestión de traducciones los diccionarios están siempre actualizados y disponibles para los traductores. Se pueden hacer hasta comprobaciones terminológicas una vez finalizada la traducción para asegurar que el texto final se ajusta a las necesidades del cliente.
Gestión de los clientes y de los lingüistas
Tanto el seguimiento de los encargos de cada cliente como el de los lingüistas que trabajan en ellos se hace de una forma mucho más eficiente cuando utilizamos un sistema de gestión de traducciones, ya que podemos asignar los recursos según las necesidades de cada cliente. Esto ayuda a que podamos garantizar que el mismo equipo de lingüistas siempre trabaja con el mismo cliente. De esta forma nos aseguramos de que la calidad que ofrecemos es siempre la mejor.
4. Comunicación
La comunicación, tanto con los clientes como con los lingüistas, se agiliza cuando utilizamos un sistema de gestión de las traducciones. Ya sea cuando empezamos un proyecto o cuando lo finalizamos: se pueden programar notificaciones de entrega cualquier día de la semana durante las 24 horas. De esta forma, tanto los lingüistas como los clientes pueden recibir los documentos instantáneamente sin importar la zona horaria en la que trabajen, agilizando así las entregas. Si hay que resolver alguna duda sobre el contenido a traducir, también es más sencillo hacerlo a través de un sistema de gestión de traducciones, ya que ofrece un canal exclusivo de comunicación para cada proyecto.
En LocalizationLab hemos hecho un estudio de mercado para escoger el mejor sistema de gestión de traducciones para nuestros clientes. Nos hemos puesto en contacto con los principales proveedores del mercado y hemos probado en primera persona los sistemas de gestión de traducciones más relevantes. Después de un proceso de selección exhaustivo, las próximas semanas implementaremos uno. Agilizar la gestión de los proyectos de traducción y el almacenaje en la nube nos ayudará a ser más eficientes, y a mejorar la productividad y la calidad de nuestros proyectos.
Si estáis interesados en conocer el sistema de gestión de traducciones que utilizamos, y cómo os puede beneficiar en la gestión de contenido multilingüe, nos podéis contactar por correo electrónico (info@localizationlab.com), será un placer ayudaros.